第 3 章｜Drive / Shared Drive 資料夾架構
本章一句話重點
資料夾結構與命名規則決定知識庫好不好用。簡單、固定、可預測，員工才會找得到。
工具示範
可複製的資料夾架構
Drive / Shared Drive 資料夾架構
公司知識庫 Knowledge Base ├── 00_公告與制度 ├── 01_製造現場 SOP ├── 02_品管與檢驗標準 ├── 03_設備保養與故障排除 ├── 04_客戶規格與包裝要求 ├── 05_供應商與採購規範 ├── 06_客訴與異常案例 ├── 07_新人訓練教材 ├── 08_ISO與稽核文件 └── 99_封存舊版資料
講師講解重點
為什麼這樣設計
- 建議用 Shared Drive 而不是個人 Drive，避免員工離職後資料消失
- 保留 99_封存舊版資料，舊版不要刪、新版才會被使用
- 資料夾不要設計得太複雜，員工才找得到
- 前綴用兩位數字編號，順序固定不會亂跳
檔案命名規則
命名規則與範例
[部門]_[主題]_[客戶/機台/產品]_[版本]_[日期] 品管_外觀檢驗標準_A客戶鋁件_V1.3_2026-06-04 製造_CNC換線SOP_立式加工機_V2.0_2026-06-04 設備_日常保養紀錄_FANUC機台_V1.0_2026-06-04 業務_包裝規範_B客戶出口件_V1.1_2026-06-04
可複製表格
權限分配建議
| 文件類型 | 查看權限 | 編輯權限 |
|---|---|---|
| 現場 SOP | 全體員工可看 | 製造主管、品保主管可改 |
| 客戶規格 | 業務、生管、品管、主管可看 | 業務主管、品管主管可改 |
| 報價資料 | 業務、老闆可看 | 業務主管、老闆可改 |
| 人事資料 | 老闆、人資可看 | 人資可改 |
| ISO 文件 | 相關主管可看 | 文管人員可改 |
本章常見錯誤
這些做法請避免
- 大家都可以編輯所有文件
- 沒有檔名規則
- 舊版新版混在一起
- 資料夾分太細，員工反而找不到
- 文件放在個人 Drive，不在公司 Shared Drive
課後落地任務
- 在 Shared Drive 建立 10 個第一層資料夾
- 把 5 份最常用文件依命名規則重新命名
- 與主管確認權限分配表並套用